Управление оплатой пробных клиник — сложный процесс, включающий уникальные задачи, характерные для отдельных стран и регионов. Одного использования программного обеспечения недостаточно для обеспечения надежных, своевременных и справедливых платежей на сайте. Развертывание успешной глобальной платежной программы требует глубокого понимания различий между платформами и местоположениями и устойчивого подхода к их устранению. Для спонсоров и контрактных исследовательских организаций (ОЦР), работающих в условиях нескольких стран, учет этого разнообразия является ключом к успешному внедрению платежного решения.
Проблемы в глобальных пробных платежах в клиниках
Внедрение платежных решений в регионе EMEA, APAC и LATAM отличается от процессов, используемых в Северной Америке. Это не является неожиданным из-за разнообразия участвующих стран, но это порождает ряд проблем. Основными проблемами, с которыми сталкиваются спонсоры и ОЦР в этих регионах, являются:
1. Изменчивое местное налоговое законодательство
Налоговые правила различаются в зависимости от региональных конвенций и правил конкретной страны. Большинство из них не установлены на камне, и в законы часто вносятся изменения. Нестабильная политическая ситуация может привести к тому, что местные законы могут измениться в одночасье, что повлияет на налоговое законодательство, гражданские кодексы и внутреннюю практику, такую как выставление счетов и сроки оплаты. Спонсоры и ОЦР должны идти в ногу с изменениями и адаптировать свои процессы в соответствии с ними.
Лучшие практики для решения этой проблемы
Для обеспечения навигации и соблюдения нормативных актов во многих странах требуется хорошо развитая сеть технологий и знаний. Спонсоры и ОЦР могут воспользоваться услугами местных специалистов по налогообложению, особенно на этапе пробного запуска, для разработки соответствующих моделей заключения контрактов и инструкций по выставлению счетов, соответствующих местному налоговому законодательству.
2. Разнообразие контрактов
В некоторых странах существует большое разнообразие в отношении управления контрактами. Законы отдельных стран диктуют шаблоны CTA. Спонсоры, ОЦР и отдельные сайты могут настаивать на использовании своей собственной модели заключения контрактов. Местное законодательство и практика заменяют стандартные условия контрактов и соглашений, что приводит к таким изменениям, как условия оспаривания и сроки выставления счетов.
Внутренние правила испытательных площадок требуют гибкости. Сложные формулировки контракта, касающиеся критериев включения испытуемых в ходе скрининга и рандомизации (коэффициент SF), могут вызвать недопонимание и неудовлетворенность площадки. Также могут существовать различия между местной, региональной или центральной моделью заключения контрактов и вариантами выплаты наличных, такими как местные отделения или центральный банк.
Лучшие практики для решения этой проблемы
Платежные системы должны оставаться достаточно гибкими, чтобы предоставлять оптимизированное обслуживание, независимо от условий контракта. Часто спонсоры и ОЦР могут вносить небольшие изменения в язык контракта, что приводит к значительным улучшениям в процессе платежей.
3. Культурное и языковое разнообразие
Важно понимать местную деловую практику и историю, стоящую за ней. Хотя конкретная практика может быть осуществима теоретически, она не обязательно широко распространена в регионе или стране. Управление этими аспектами разнообразия в более чем 90 странах и почти на 40 различных языках требует хорошо разбирающейся команды. Имея дело с таким уровнем разнообразия, спонсоры клинических испытаний должны предвидеть частые изменения и повышать их адаптивность.
Такие вопросы, как внутреннее сотрудничество, войны и междоусобицы, изменения в правительственных структурах, уровень мошенничества и валютный контроль, также влияют на ситуацию с выплатами. В дополнение к различиям в налоговых структурах, нормативно-правовой среде, языках и часовых поясах, некоторые страны ЕС менее “благоприятны для ведения бизнеса”, что требует корректировки со стороны спонсоров.
Лучшие практики для решения этой проблемы
Спонсоры и ОЦР должны искать решения, адаптированные к потребностям организации и соответствующие сложившейся региональной практике. Они должны активно прислушиваться к командам сайта и стремиться говорить на одном языке. Они должны уметь быстро адаптироваться к изменениям, автоматизировать задачи, возникающие из-за местных различий, и разрабатывать индивидуальные решения.
4. Исторические подходы к платежам
Спонсоры и ОЦР часто обнаруживают, что исторически в процессе оплаты в клинических центрах участвовало несколько разных групп, даже если они не связаны с платежным отделом. Управление платежами на сайтах зависит от участия сотрудника по клиническим исследованиям (CRA) / clinical trial associate (CTA).
Лучшие практики для решения этой проблемы
Устранение административной нагрузки по выставлению счетов и отслеживанию платежей от персонала клинической базы и CRAs требует от спонсоров обеспечения возможности завершения всех операций в группе платежей. Внедрение постепенного процесса перехода для исключения местной клинической команды из процесса оплаты позволяет персоналу сайта доверять скорости и оперативности процесса платежей. Такой подход позволяет клинической команде сосредоточиться на мероприятиях, поддерживающих команду медицинского сайта.
5. Сложные сценарии платежей
Многие страны внедряют сложные платежные системы, особенно в регионах, упомянутых выше. К ним относятся наличие нескольких получателей, сопровождающееся переменным распределением платежей. Например, сайт может работать с фиксированным процентом разделения бюджета, разделением платежей между членами исследовательской группы, оплатой выполненной работы на основе результатов, самостоятельным выставлением счетов или несколькими другими альтернативами.
Лучшие практики для решения этой проблемы
Спонсоры и ОЦР должны сохранять гибкость при предоставлении услуг в любой платежной модели, с которой они сталкиваются, какой бы необычной она ни была. Заинтересованные стороны должны внедрить технологическое решение, включающее такие функции, как упрощенная система документооборота и автоматизированные уведомления о выставлении счетов-проформ. Прозрачный платежный портал самообслуживания и тематический журнал начислений помогают сайтам отслеживать платежную активность, а получатели счетов сайта получают уведомления на предпочитаемом ими языке при отправке платежей.
6. Проблемы с коммуникацией
Из-за языковых и культурных различий общение между спонсорами, сайтами и проектными командами является сложным. Каждая дополнительная страна и язык увеличивают число заинтересованных сторон и сложность в геометрической прогрессии. Это усиливает потребность в эффективных коммуникациях, позволяющих спонсорам и ОЦР успешно реагировать на проблемы и запросы. Эти различия в региональных и страновых требованиях создают динамичную среду для ОЦР, нацеленную на предоставление индивидуальных решений в различных регионах и на разных языках.
Лучшие практики для решения этой проблемы
На каждом пробном сайте требуется специальная команда для ответа на запросы на местных языках. Автоматизированные приветственные электронные письма и пошаговые инструкции по процессу оплаты помогают преодолеть разрыв. Активная разъяснительная работа предвосхищает общие вопросы, в то время как индивидуальные исследования стимулируют ответы в уникальных обстоятельствах и поддерживают эффективную коммуникацию.
Навигация в динамичной среде
Развертывание успешной глобальной программы оплаты сайтов клинических исследований является достижимой и стоящей целью. Однако это требует глубокого понимания географических различий в рамках и мотивациях. Для этого также требуется надежное технологическое решение, содержащее функции, направленные на оптимизацию рабочего процесса и помогающие сайтам управлять платежами. Для спонсоров и ОЦР крайне важно учитывать разнообразие, чтобы внедрять лучшие практики и эффективно управлять своими глобальными платежными операциями.