Если ваш бизнес перерос ваш дом или вы подозреваете, что он находится на грани переезда, вы можете испытывать смешанные эмоции. Волнение, несомненно, оправдано, поскольку переезд офиса может стать важной вехой для вашей компании и отражением ее достижений. С другой стороны, чувствуя себя немного перегружены с процесса переезда тоже понятен, особенно если вы никогда не были через коммерческий ход раньше.
Правда в том, что переезд всегда сопряжен со стрессом, но при наличии правильного плана сделать это намного проще. Убедитесь, что вы не упустили из виду ни одного из этих важных советов по планированию, чтобы обеспечить успешный переезд вашего офиса.
1. Сроки переезда
Начните поиск нового офисного помещения за 4-6 месяцев до предполагаемого дня переезда. Это дает вам достаточно времени, чтобы найти помещение, подходящее для вашего бизнеса, а также позволяет внести все необходимые изменения до дня переезда — и все это без ощущения перегруженности из-за нехватки времени.
Изменения, необходимые для обеспечения функциональности вашего нового офиса, могут включать снос и перестройку для создания желаемой планировки, прокладку телефонных линий или сетевых кабелей по всей территории, а также установку соответствующего оборудования и мебели.
2. Коворкинги
Хотя у частных офисных помещений, безусловно, есть преимущества — контроль за эстетикой, снижение уровня шума и, конечно же, уединение, — о коворкингах также стоит подумать. Коворкинг — это совместное рабочее пространство, которое работает по модели, основанной на членстве, и стоимость будет варьироваться в зависимости от того, насколько велика ваша команда и какие удобства вам требуются. Как правило, в основном рабочем пространстве есть несколько больших общих столов, но есть и другие помещения, такие как отдельные конференц-залы, горячие столы и кухни.
Преимущества коворкингов включают в себя:
- Стоимость. Членство намного дешевле, чем аренда целого офиса, плюс вам не нужно платить за коммунальные услуги.
- Стресс. Никакой первоначальной настройки офиса или перемещения тяжелой мебели. Плати и играй — или, правильнее сказать, плати и работай.
- Частота переездов. Вам не обязательно переезжать каждый раз, когда ваша команда растет. Многие помещения могут вместить команды численностью до 100 человек.
- Живая культура. Коворкинги обладают оптимистичной и позитивной энергией, которая способствует творчеству и инновационным решениям. В некоторых помещениях даже предлагаются мероприятия для повышения удовлетворенности работой, такие как йога или сетевые мероприятия.
- Временные ограничения. В целом, при переезде в коворкинг приходится решать гораздо меньше задач, в отличие от частного офиса.
3. Контрольный список переезда офиса
Независимо от того, решите ли вы, что коворкинг или частный офис лучше всего подходят для вашего бизнеса, вам нужно создать контрольный список переезда офиса, в котором подробно описаны все задачи, связанные с переездом. Этот список поможет вам ничего не забыть и не сбиться с пути. Все последующие советы, приведенные здесь, должны быть в вашем контрольном списке по переезду, наряду с более мелкими задачами, такими как покупка упаковочной ленты, и более крупными, такими как упаковка и подтверждение доступа в здание и лифты в день переезда.
4. План внутренних коммуникаций
Если у вас в настоящее время есть сотрудники, крайне важно держать их в курсе событий. Они захотят знать, чего от них ожидают в связи с переездом, что этот переезд означает для компании и что это означает конкретно для их должности. Каковы будут их обязанности в связи с переездом? Останутся ли прежними отделы и обязанности?
Отличный способ решить эту проблему — провести первоначальную встречу, на которой можно задавать вопросы, а затем регулярно отправлять обновления по электронной почте.
5. План внешних коммуникаций
Вы хотите, чтобы ваши клиенты знали, куда вы переезжаете и когда. Если у вас есть список адресов электронной почты или социальные сети, рассылка по электронной почте или публикация может стать отличным способом донести информацию. Помимо этого, также свяжитесь с любыми поставщиками, чтобы сообщить им ваш новый адрес.
Дополнительные места, где вы захотите сменить свой адрес:
- Ваш веб-сайт
- Ваша электронная подпись
- Страницы в социальных сетях
- Маркетинговый материал
- Онлайн- и офлайн-каталоги
- Коммунальные компании
- Страхование и банки
- Почтовое отделение
6. Планировка и организация офиса
Новый офис предоставляет прекрасную возможность создать свободное, организованное и оптимизированное для производительности пространство. Планирование планировки заранее поможет вам лучше представить офис, места, где будут проложены интернет и телефонные линии, и значительно ускорит процесс переезда.
Чтобы приступить к выполнению этой задачи, вам нужно будет наметить, куда все будет идти. Ключевые вопросы, которые вы, возможно, захотите задать себе: где будут расположены рабочие столы? Удобен ли доступ к часто используемому оборудованию? Что увидят клиенты, когда они впервые войдут в офис?
Не хотите лишних хлопот или чувствуете себя перегруженным планированием пространства? Подумайте о найме профессионального организатора. Они могут разработать оптимальную планировку для нового офиса и найти идеальные решения для хранения вещей, чтобы все выглядело эстетично и организованно.
7. Производительность
Хороший девиз для любого офисного переезда — “все как обычно”. Это означает бережное отношение к своему рабочему времени, как можно более регулярное выполнение повседневной рутины и, возможно, делегирование задач.
Найм профессиональных грузчиков — один из лучших способов сократить ваш контрольный список переездов и, в свою очередь, повысить вашу производительность. Хотя этот маршрут подходит не всем, этот вариант стоит изучить, поскольку профессиональные грузчики не имеют себе равных в организации вашего офисного переезда. Они избавляют от необходимости находить коробки, покупать упаковочный материал, нанимать грузовик для переезда и выполнять тяжелую работу. Кроме того, они даже могут упаковать вещи за вас.
Вам следует рассмотреть возможность найма профессиональных грузчиков, если:
- Вы перегружены задачами по переезду.
- У вас много громоздкой мебели.
- У вас есть чувствительное и тяжелое оборудование.
- Ваш переезд требует маневрирования в неудобных пространствах, таких как узкие дверные проемы, острые углы и лестничные клетки.
- Вы же не хотите рисковать личными травмами или травмированием ваших сотрудников.
- Вы хотите, чтобы ваш переезд прошел как можно без стресса.
Переезд офиса — это важная веха, которую стоит отпраздновать, поэтому не позволяйте процессу переезда омрачить восторг от вашего достижения. Вы упорно трудились, чтобы ваш бизнес стал таким, какой он есть, и успешный переезд офиса может помочь вашему бизнесу продолжать расти и преуспевать благодаря открывающимся возможностям.