Если вы надеетесь, что вас повысят, когда ваши командировочные расходы будут заложены в бюджет, вы будете очень разочарованы. Кроме того, бронирование билетов по цене, вдвое меньшей максимальной для вашей компании, не принесет никаких торжеств или почетных знаков отличия. Эти излишества и отсутствие интереса к контролю расходов на поездки, вероятно, являются причиной того, что компании в стране ежегодно тратят на поездки 310 миллиардов долларов. Однако так не должно быть. Если вы заинтересованы в развитии своей компании, самое время подумать об экономии на командировочных расходах.
После разговора с экспертами, которые помогают компаниям сокращать бюджет на поездки, предоставляя вознаграждения тем, кто тратит на поездки меньше, мы придумали следующие советы, как сделать поездки менее дорогостоящими.
Использование гибких правил в отношении поездок
Есть поговорка, которая гласит, что не все отели стоят одинаково. Когда работодатели вводят такие правила, как не тратить более 250 долларов в сутки на номер или не тратить более 500 долларов на внутренний билет туда и обратно, они думают, что это отличный способ сэкономить. Однако правило обычно имеет противоположный эффект. Это означает, что сотрудники захотят потратить всю сумму, даже если в некоторых местах это намного больше, чем необходимо для комфортного путешествия. Чтобы избежать этой лазейки, рекомендуется разработать политику поездок, специфичную для мест, куда выезжают сотрудники.
Не игнорируйте простые способы сэкономить
Многим компаниям еще предстоит научиться применять простые приемы, позволяющие сэкономить деньги. Например, многие люди знают, что чем ближе бронирование к дате вылета, тем дороже будет поездка. Однако в конечном итоге они все равно бронируют билеты с опозданием и тратят на авиабилеты до 108 долларов больше. По мнению экспертов в области путешествий, лучшее время для бронирования авиабилетов — за 50-100 дней до фактического дня поездки, поскольку именно в это время вы, вероятно, получите самые дешевые тарифы.
Игнорирование экономики совместного использования
Лучший способ сэкономить деньги, независимо от того, куда вы направляетесь, — это максимально использовать экономию совместного использования. Например, Airbnb обойдется намного дешевле, чем гостиничный номер того же класса, комфорта и размера. Другие вещи, которыми можно поделиться, включают трансфер из аэропорта с помощью службы трансфера, проживание в местах, где есть кухни, где вы можете разделить расходы на приготовление пищи и исключить расходы на ресторан, и многие другие. Вы даже можете арендовать автомобиль совместно, при условии, что автострахование покрывает эти расходы.
Отсутствие стимулов для экономии
Когда сотрудники не видят никаких преимуществ, связанных с меньшими расходами на поездки, они не будут этого делать. Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники экономили больше, создайте стимулы, например, разрешите им оставлять себе процент от денег, которые они зарабатывают на сбережениях. Вы также можете установить целевые показатели расходов для сотрудников и вознаградить тех, кто их достигает.
Избегайте подавать плохие примеры
Когда руководители компаний подают плохие примеры, например, перерасходуют деньги на поездки, остальные сотрудники офиса следуют их примеру. Ни один сотрудник не захочет лететь эконом-классом, если его начальник летит первым классом. Когда руководители летают первым классом во все пункты назначения, сотрудники начинают думать, что дорожные расходы не являются проблемой.
Не ставьте перед собой расплывчатых целей по расходам
Что хуже строгих правил в отношении поездок, так это отсутствие правил вообще. Есть некоторые правила, которые дают понять сотрудникам, что они могут тратить деньги так, как будто это их собственные. Результатом этого являются некоторые чрезвычайно бережливые сотрудники во время поездок, а другие просто тратят все деньги.
Ключом к сокращению этих расходов является объединение усилий всех сотрудников. В долгосрочной перспективе это принесет пользу всей компании.